dokumen latar belakang adalah komponen penting dari kantor modern. Bahwa mereka sering diisi ulang lembaga korespondensi dan perusahaan bentuk kepemilikan.
Nilai dan terutama
dokumen latar belakang terutama memainkan peran mediasi pendukung sehubungan dengan efek lain dari kebijakan personil. Mereka tidak mengikat dan tidak mengandung instruksi, tetapi hanya memberikan informasi tentang keadaan yang sebenarnya urusan di perusahaan, menurut data yang merupakan dasar untuk pengambilan keputusan dan perintah administratif. dokumen latar belakang memiliki ciri khas yang fokus mereka pada sistem kontrol dari bawah ke atas, yaitu, oleh salah satu ahli di kepala departemen, dari kepala ke wakil direktur atau langsung kepada Direktur Jenderal. Tapi ada pengecualian, misalnya, korespondensi (surat resmi, telegram, e-mail, dll) digunakan untuk pengembangan komunikasi antara karyawan dengan tanggung jawab pekerjaan yang sama.
Klasifikasi menurut jenis
makalah latar belakang memiliki banyak varietas, mereka termasuk: Bantuan dan memorandum, laporan, pernyataan dan ulasan, catatan penjelasan dan surat-surat, telegram dan pesan telepon. Target mereka mungkin baik internal maupun eksternal. jadi:
• dokumentasi Bantuan meliputi kertas yang memiliki karakter individu, yang dikeluarkan oleh permintaan ad hoc dan perhatian hanya satu karyawan;
• interval pelaporan dan rujukan ditentukan oleh penerima tertentu dan adanya beberapa bentuk yang khas, periodisitas mungkin kuartalan, tahunan, mingguan;
• analitis dikeluarkan sebagai untuk satu (satu kali) dan berkala (regular) meminta karakter konsolidasi menyajikan untuk generalisasi mengumpulkan informasi.
penyatuan dokumen
Komposisi, struktur dan prosedur untuk informasi pengolahan alur kerja ditentukan secara individual untuk setiap tanaman dalam kebijakan peraturan personil. Tapi itu adalah wajib untuk membawa semua dokumen untuk keseragaman tertentu dalam komposisi dan bentuk. Unifikasi dokumen - adalah untuk membentuk keseragaman optimal format, mengatur dan memperbaiki rincian. dokumen bisnis standar dibuat sesuai dengan standar yang sama dan peraturan, yang berisi semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan. dokumen latar belakang tidak terkecuali dan juga tunduk pada standardisasi. Melakukan unifikasi diperlukan dalam rangka untuk menyederhanakan dan meningkatkan kualitas dokumen, rasionalisasi proses pencarian, persiapan dan pelaksanaan, mengetik bentuk, mengurangi kompleksitas pengolahan dan produksi metode canggih, serta untuk mengurangi daftar digunakan. Pedoman tentang organisasi dan kontrol penyatuan disediakan untuk induk organisasi untuk koordinasi dan pengelolaan DRC dan OKTEI.