RACI matriks sebagai alat manajemen kewajiban. RACI: transkrip

Salah satu penyebab paling sering dari proyek yang gagal - distribusi yang tidak tepat tugas antara anggota tim. Anda mungkin sudah mengalami hal ini: di kesulitan sedikitpun, peserta mulai menunjuk jari dan hinaan saling bukan tanggung jawab untuk memecahkan masalah. Dan justru untuk situasi seperti tidak muncul, RACI matriks diciptakan - alat yang sederhana dan efektif untuk perencanaan sumber daya manusia.

"Di bawah mikroskop": 4 peran kunci dalam setiap proyek

Distribusi tugas - salah satu tanggung jawab utama manajer. Tapi dalam prakteknya biasanya terlihat berbeda: kepala hanya menugaskan anggota tim dengan harapan bahwa para ahli akan memutuskan siapa yang harus melakukan apa. Tapi apa yang terjadi jika produk cacat telah digagalkan waktu atau dirilis? "Aku tidak melakukannya", "Aku tidak mengatakan" ... dan setiap tindakan yang bermanfaat.

Benar dibangun matriks RACI tanggung jawab memungkinkan kita untuk memecahkan banyak masalah. Menurut metode ini, terlepas dari kompleksitas dan lingkup pekerjaan, anggota tim proyek melakukan salah satu dari empat peran.

R - Bertanggung Jawab

Diterjemahkan berarti Bertanggung Jawab "penyanyi". karyawan ini, yang secara langsung bertanggung jawab untuk pelaksanaan pekerjaan pihak tertentu. Dalam kebanyakan kasus, dia tidak memilih keputusan jalan dan laporan kepada manajer proyek.

Pada peran ini menunjuk personel yang kompeten dan spesialis - orang-orang yang tahu bagaimana melakukannya. Para pemain RACI melakukan fungsi-fungsi berikut:

• menentukan apa yang perlu dilakukan untuk proyek dan berapa banyak waktu yang diperlukan (sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh "top");
• membuat daftar sumber daya yang diperlukan;
• terlibat dalam koordinasi dan persetujuan dari dokumentasi teknis;
• menganalisis kemajuan proyek dan hasil sementara;
• menyediakan manajer dengan laporan tentang pekerjaan yang dilakukan.

Orang-orang seperti di tim dapat menjadi sedikit. Selain itu, peran ini dapat dikombinasikan dengan orang lain. Kombinasi yang paling umum dari Akuntabel + Resbonsible (dalam terjemahan - "jawab + Artist").

A - Akuntabel

"Akuntabilitas" atau "bertanggung jawab" - adalah manajer proyek utama. Hal ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tugas-tugas selesai tepat waktu, dengan tingkat yang diperlukan kualitas dan sesuai anggaran. Selain itu, A:

• memilih para seniman dan tim manajemen proyek;
• memberikan tugas kepada semua peserta;
• memonitor kemajuan pekerjaan;
• Itu mengalokasikan sumber daya antara para pemain;
• Ini menyimpan catatan penggunaan sumber daya, serta kurator membenarkan kebutuhan dana tambahan;
• mempertimbangkan ide dan saran dari anggota lain dari tim dapat menyetujui atau menolak mereka.

Biasanya manajer proyek bertindak sebagai "jembatan" antara pelanggan dan otoritas yang lebih tinggi dan tim.

C - Dikonsultasikan

Bagian ketiga dari RACI matriks - "konsultan" (kadang-kadang juga disebut sebagai "kurator"). Seiring dengan kepala, ia mengambil bagian dalam manajemen proyek, tetapi terutama berkaitan dengan isu-isu strategis:

• menyetujui setiap perubahan dalam jumlah dan waktu dari karya-karya;
• mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek;
• jika perlu, setuju dengan pelanggan kebutuhan untuk meningkatkan anggaran;
• menerima dari laporan manajer tugasnya;
• membuat keputusan dalam situasi yang tak terduga, dalam hal perubahan penting yang dapat mempengaruhi waktu dan biaya proyek.

Tentang peran konsultan biasanya diresepkan manajer senior. Mereka mendefinisikan tujuan global dan kemudian menunjuk seorang manajer proyek yang sudah mendistribusikan tugas-tugas di antara anggota tim.

I - I Informed

Selain peran ini, dalam matriks RACI menunjukkan "apprised" ( "pengamat"). Ia melakukan fungsi administrator, dan terutama terlibat dalam organisasi alur kerja. pengamat tunduk pada Project Manager, namun, tidak seperti peserta lainnya tidak bertanggung jawab atas hasil. Sebaliknya, ia:

• Ini mengumpulkan dan mengatur semua informasi tentang proyek, sumber daya dan rencana;
• memimpin risalah rapat;
• menerima dokumentasi dari peserta proyek untuk kemudian mentransfernya ke badan terkait;
• memonitor tenggat waktu dan kebenaran dari laporan mengisi.

Perhatikan bahwa hubungan dengan pengamat sebagian besar sepihak. Fungsi utamanya - untuk menyelamatkan manajer dari harus membuang waktu pada prosedur birokrasi dan "membongkar" itu.

Belajar RACI-matrix membangun dengan Contoh

Mari kita bicara tentang sisi praktis masalah ini. Cara membuat grafik untuk distribusi kekuasaan dan tanggung jawab?

1. Make up untuk melakukan daftar

Pertama, Anda perlu untuk melukis segala sesuatu yang perlu dilakukan. Tingkat detail tergantung pada proyek tertentu. Kadang-kadang kesederhanaan kontrol dan manajemen mengembangkan beberapa matriks. blok kunci daftar karya pertama, dan kemudian mematahkan setiap fungsi dan tugas individu. Daftar karya yang ditunjukkan dalam tabel vertikal.

2. Pilih anggota tim

Di sini perlu untuk menjawab pertanyaan: "? Siapa yang akan melakukan proyek ini". kebutuhan horisontal untuk menulis semua karyawan dan / atau departemen yang terlibat dalam pelaksanaan pada semua tahap - dari perencanaan hingga presentasi hasil dan pengiriman laporan.

3. Isi tabel

Anda kemudian dapat melanjutkan untuk distribusi fungsi. Untuk melakukan ini, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas dari setiap tahap pekerjaan dan bagaimana pekerjaan dilakukan dalam tim.

Mari kita sebagai dasar untuk contoh kita dan berhenti pada tahap "desain". Dalam hal ini, R - Artis - hanya satu. Dalam prosesnya, ia berfokus pada situs pra-siap prototipe. Oleh karena itu, sistem arsitek, yang terlibat dalam perkembangannya, pada tahap ini, fungsi C. Konsultan juga dapat mengekspresikan mereka analis keinginan dan pengembang. desain siap disetujui oleh manajer proyek (A). Tapi penguji dan sistem administrator pada tahap ini tidak membuat keputusan, tetapi hanya menerima informasi tentang bagaimana kita bekerja, tetapi karena mereka diberi peran apprised - I.

berbagai model

Dalam kebanyakan kasus, Anda bisa mendapatkan matriks standar. Namun, ketika bekerja pada proyek-proyek lebih kompleks mungkin memerlukan peran tambahan. Oleh karena itu, ada diperluas versi 2 tanggung jawab tangga lagu dalam beberapa tahun terakhir.

RACI-VS

Ini untuk peran standar ditambahkan dua lagi:

• Memverifikasi (V) - karyawan atau tim khusus untuk memeriksa bagaimana hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan kriteria yang disetujui.
• Tanda-tanda off (S) menyetujui pengiriman proyek dengan pelanggan, memberikan presentasi dan memberikan laporan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan (Akuntabel), tapi RACI-VS untuk itu menarik spesialis tertentu.

Karena meningkatkan kontrol dan lebih dekat dengan pelanggan kami, model ini sangat cocok untuk proyek-proyek teknis yang kompleks atau besar-besaran yang puluhan (atau bahkan ratusan) orang.

RASCI

Mendukung (S) - Dalam perwujudan ini, peran baru muncul dalam matriks. Fungsi utamanya adalah untuk menyediakan sumber daya tambahan untuk proyek tersebut, yaitu dukungan dari manajer dan eksekutif.

Rasio ideal peran

RACI matriks dibuat tidak hanya untuk mengetahui siapa "menghukum" dalam kasus masalah. Bahkan pada tahap perencanaan dengan bantuan tabel ini Anda bisa melihat kelemahan dalam organisasi proses kerja.

Analisis vertikal memungkinkan Anda untuk melihat tugas dan wewenang dari masing-masing peserta proyek, obyektif menilai tingkat pembebanan:

• banyak R - kemungkinan besar, orang tersebut akan harus terpecah antara beberapa tugas yang negatif mempengaruhi kecepatan dan kinerja;
• Banyak - karyawan "mendapatkannya di leher" untuk semua; dianjurkan untuk mendistribusikan tanggung jawab lebih merata;
• tidak ada sel R & A - kesempatan untuk merefleksikan kesesuaian posisi ini seperti itu (pada kenyataannya, Anda membayar spesialis yang tidak apa-apa);
• tidak ada sel kosong - lagi membebani masalah, tidak semua orang mampu secara bersamaan melakukan banyak tugas.

analisis horizontal, pada gilirannya, menunjukkan kualitas organisasi kerja pada setiap tahap. Di sini, juga, sering ada masalah:

• banyak R - mungkin ada duplikasi fungsi, dan salah satu anggota tim melakukan pekerjaan yang tidak perlu;
• Banyak - adalah "pengosongan" tanggung jawab dan kebingungan saat penyerahan proyek;
• banyak C - diskusi secara signifikan menghamhat alur kerja (perlu menunggu sampai semua berkontribusi mereka perubahan dan komentar, untuk menemukan kompromi, dll ...);
• tidak ada I - dapat menjadi sinyal untuk fakta bahwa objek telah terlalu banyak seniman yang juga memperlambat kinerja proyek.

Dengan RACI Manajer cepat dapat mendeteksi kelebihan beban atau di bawah-dipekerjakan, tidak berguna posisi dan bidang pekerjaan yang tidak ada satu yaitu bertanggung jawab. matriks yang ditulis secara signifikan dapat meningkatkan kualitas manajemen dan kontrol atas pelaksanaan proyek, serta mengurangi jumlah konflik antara pemain ( "Saya tidak melakukannya sama sekali ..." "Bahwa dia harus melakukan ..." dan seterusnya. D.).

petunjuk bermanfaat

RACI matriks untuk menjalankan fungsinya dan memberikan kelancaran efektif dari perusahaan, Anda perlu mengingat beberapa poin penting.

1. Ketika mengisi tabel, mempertimbangkan kualifikasi pekerja. Sebagai contoh, seorang akuntan tidak perlu untuk menunjuk konsultan (C) pada tahap tata letak situs setidaknya, karena ia tidak berpengalaman di daerah ini.
2. Di setiap lokasi harus ada hanya satu Akuntabel (A). Jika lebih dari satu, menunjukkan kondisi. Misalnya, A1 - bertanggung jawab untuk pengujian versi desktop dari situs, dan A2 - mobile.
3. Dalam setiap tugas harus Akuntabel dan Bertanggung Jawab (dalam terjemahan - "Bertanggung Jawab" dan "Artis").
4. Cobalah untuk merumuskan setiap masalah spesifik. Gunakan kata kerja - "mempublikasikan", "mempersiapkan", "menulis", "tes", "update", dan seterusnya D. Dianjurkan untuk segera menunjukkan hasil yang Anda butuhkan -. Bukan hanya "memeriksa kecepatan download" dan "Pastikan bahwa kecepatan download situs tidak lebih dari 0,8 detik. "
5. Tindakan harus tidak berlaku untuk karyawan tertentu, tetapi ke kantor secara keseluruhan.
6. RACI matriks lebih baik sebagai sebuah tim, berdasarkan analisis situasi kerja nyata. Adalah penting bahwa setiap peserta menyadari perannya dan tugas-tugas yang terbentang di depannya.