Apa tugas dari Sekretaris

Dalam rangka untuk secara jelas mendefinisikan tugas Sekretaris, yang perlu Anda ketahui tentang seseorang berbicara tentang. Setelah semua, posisi ini dapat dilihat dalam beberapa cara. Diketahui, misalnya, asisten administrasi sebagai pekerja kantor, Sekretaris Jenderal sebagai kepala (kepala) sebuah organisasi tertentu, Sekretaris Negara sebagai PNS, Sekretaris sebagai orang diplomatik, sekretaris kepala sebagai karyawan, dan pilihan lainnya. Paling sering, menyebutkan pos, ada dalam pikiran karyawan yang melakukan tugas-tugas (tugas) sebagai direktur perusahaan dan kepala individu unit usahanya. Ternyata bahwa tugas Sekretaris dalam hal ini dikurangi menjadi pemenuhan pesanan tunggal untuk masalah organisasi dan teknis.

Apa yang harus tahu dan harus melakukan Sekretaris

Sekretaris Harian harus melaksanakan fungsi-fungsi berikut:

1. Menerima informasi dari bawahannya untuk transfer ke kepalanya.
2. Mengatur manager telepon. Dalam ketidakhadirannya, untuk menerima informasi, dan kemudian membawanya ke perhatian sutradara.
3. Menerima dan menyimpan catatan dari pesan telepon.
4. Menciptakan kondisi untuk operasi normal kepala: untuk memantau permintaan untuk alat tulis dan peralatan kantor.
5. Untuk membantu organisasi konferensi produksi dan pertemuan. Bawa ke peserta dari tanggal, tempat dan waktu acara. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan untuk memastikan kehadiran perwakilan hadir dan menjaga menit dari pertemuan tersebut.
6. Menyimpan catatan dalam perusahaan. Untuk tujuan ini, Sekretaris harus melaksanakan penerimaan, mengatur surat masuk dan mengirimkannya kepada manajemen. Kemudian, berdasarkan visa yang dikenakan mengirim dokumen pemain di bawah lukisan itu. The tugas Sekretaris dilengkapi kontrol atas kemajuan, waktu dan hasil eksekusi mereka.
7. Melakukan pekerjaan pada percetakan dan reproduksi dokumen.
8. Mengatur penerimaan pengunjung ke kepala perusahaan dan kemampuan untuk menciptakan kondisi untuk solusi awal masalah.

Dalam rangka untuk memenuhi tugas-tugas yang tampaknya sederhana Sekretaris, pekerja perlu tahu:

• seluruh struktur manajemen perusahaan dan divisi struktural;
• peraturan, staf dan struktur perusahaan, profil perusahaan, prospek pengembangan dan spesialisasi;
• peraturan untuk perilaku yang tepat dari proses;
• aturan untuk penggunaan peralatan kantor dan sarana komunikasi;
• aturan BTP, DARI, keselamatan kebakaran dan kebersihan industri;
• aturan organisasi kerja di tempat kerja;
• peraturan dan hukum tindakan, perintah, peraturan, petunjuk tentang perencanaan, akuntansi dan kontrol kualitas pekerjaan yang dilakukan.

kekhususan Clerk

Jika kita berbicara tentang spesialisasi tertentu, sempit, situasinya agak berbeda. Ambil, misalnya, tugas Sekretaris Panitera. Sangat judul posting didefinisikan secara jelas aspek pekerjaan. Biasanya, di setiap perusahaan sudah memiliki deskripsi pekerjaan, yang menguraikan kegiatan spesialis pekerjaan kantor. Jika instruksi tersebut tidak hadir, lebih baik untuk menciptakannya. Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan buku pegangan kualifikasi, di mana sampel perkiraan. Setelah itu, versi standar diperlukan untuk memodifikasi kaitannya dengan fitur organisasi-spesifik dan internal yang spesifik. Secara umum, tugas sekretaris resepsionis harus jelas ditelusuri tiga bidang utama:

1. Berurusan dengan korespondensi. Penerimaan, pengolahan dengan metode modern dan pengiriman tepat waktu.
2. manajemen yang tepat dokumentasi internal.
3. Pendaftaran, akuntansi yang ketat dan transfer dokumen ke arsip untuk penyimpanan.

Fitur yang dirujuk

Di beberapa perusahaan diperkenalkan kepada staf untuk kantor ini, yang mencakup berbagai tanggung jawab: "asisten direktur" dari "help desk" untuk spesialis tersebut harus memiliki pengetahuan yang komprehensif dan perintah yang baik dari situasi. Tugas sekretaryareferenta sedikit diperluas karena meningkatnya daya. Secara umum, itu adalah - Sekretaris pekerjaan normal, tetapi kata "asisten" membuat beberapa penambahan pada daftar standar. Secara khusus, asisten administrasi secara independen dapat melakukan penerimaan pengunjung pada isu-isu tertentu. Memiliki informasi tertentu, ia mampu membuat keputusan sendiri. Selain itu, asisten manajer melakukan tugas penting dalam kaitannya dengan kegiatan organisasi (perusahaan). Kadang-kadang asisten administrasi dibebankan dengan tanggung jawab administrasi HR. Hal ini dilakukan hanya bila jumlah total kerja memungkinkan Anda untuk melakukan tugas-tugas tambahan.